Ai sensi dell'art. 34 del D.P.R. n. 223/1989, possono essere rilasciati elenchi della popolazione residente alle seguenti condizioni: il richiedente deve essere una P.A. (formale art. 1 c. 2 d.Lgs. n. 165/2001 o sostanziale artt. 22 e 23 L. n. 241/1990) ed il fine concreto che si intende perseguire deve essere quello di pubblica utilità.
Ai privati possono essere rilasciati solo dati, resi anonimi ed aggregati quando ne facciano richiesta per fini statistici e/o di ricerca.
E' escluso che l’ufficiale di anagrafe possa rilasciare elenchi nominativi a soggetti diversi dalle amministrazioni pubbliche per ragioni di pubblica utilità, ancorché si tratti di associazioni private dedite a finalità di sensibilizzazione su importanti temi sociali e sanitari come l’AIDO, associazione italiana donatori di organi (Ministero dell'Interno, parere dell’8 settembre 2005); oppure ai parroci per un allineamento degli archivi dei fedeli con quelli civici o per altre pur motivate ragioni (Ministero dell'Interno, parere 24 novembre 2004); o ancora ai patronati sindacali o di associazioni di categoria (Ministero dell'Interno, parere 17 novembre 2004).
Così come non sono rilasciabili elenchi degli iscritti nella locale anagrafe alle scuole paritarie - sempreché non si tratti di scuole di enti locali -, le quali pur comprese nel “sistema nazionale di istruzione” ex legge 62/2000 sulla parità scolastica rimangono istituzioni private, non potendo, pertanto, essere annoverate tra le “pubbliche amministrazioni” (Ministero dell'Interno, parere del 28 giugno 2004 e parere 20 aprile 2005).
Da ciò si deduce che, visto l'art. 34 del D.P.R. n. 223/1989, i requisiti per il rilascio di elenchi sono due: il fatto che a richiedere debba essere una P.A. (formale art. 1 c. 2 d.Lgs. n. 165/2001 o sostanziale artt. 22 e 23 L. n. 241/1990) ed il fine concreto che si intende perseguire con l'elenco che deve essere di pubblica utilità l'art. 34 del D.P.R. n. 223/1989, i requisiti per il rilascio di elenchi sono due: il fatto che a richiedere debba essere una P.A. (formale art. 1 c. 2 d.Lgs. n. 165/2001 o sostanziale artt. 22 e 23 L. n. 241/1990) ed il fine concreto che si intende perseguire con l'elenco che deve essere di pubblica utilità. Le scuole paritarie invece, pur essendo parificate alla scuola pubblica non sono pubbliche amministrazioni, né dal punto di vista formale né sostanziale, anche se sotto il controllo dell'Ente Locale.
